多くの数字やデータが毎日変化していきますが、すべてを見る・すべてを改善することは大変非効率です。
先日の東京MGに参加した時、1つだけ心残りがあったりします。
5期決算時に3ヶ所ほどミスをして、計数が3番目になったこと。
3番目自体はいいのですが、その順位に至った原因が今までになかったことなので、わたし的に深掘り対象になっています。
深掘り対象 ＝ 結構凹んでます(笑)
原因はとても単純で、「電卓を使わなかった」ことと「自分の字が読めなかった」ことの2つ。
いつもなら絶対に起こらないことが、一番重要な場面で起こってしまうのが弱いところですね。
何気にプレッシャーと無茶振りにはとても弱いんです。
決算業務全般で言えることですが、1つ1つの仕事はとても簡単です。
お金を使ったら、そのまま記帳する。
一日が終わったら、記帳したデータを照らし合わせて実際にお金がいくらあるか確かめる。
実際の経理業務でもそうですし、MGの第1表・第5表でもそうです。
これをしているかしていないかで、決算が完成するスピードに圧倒的な差が出ます。
毎日チェックをしないとミスが出るし、そのミスが重なると後々の確認作業で貴重な時間を使うことになり兼ねません。
1箇所10円の差額なら5秒で見つかるのに、それが積もり積もって複数箇所78円の差額になっていたらすべてを見直さないといけないですよね。
途中の書き方は自由で良くて、抑えるべきポイントだけを抑えておけば決算はうまくいきます。
会社の数字も抑えるポイントはそれほど多くはなく、見るべきところを抑えるだけで物事が綺麗に流れたりします。
経営者が目にする数字は多岐にわたりますが、例えば決算書で言えば財務3表でしょう。
P/L損益計算書ならここの変化を知りたい、B/S貸借対照表のこことここは毎月チェック、C/Sキャッシュフロー計算書のこの数字だけはプラスにしておきたい。
3表にもなると項目数がとても多くなりますが、重要なのはそのうちの10箇所もありません。
見るべき項目っていったいどれに当たるのかは、各企業によって全く異なります。
ある企業は棚卸資産、ある企業は減価償却費、ある企業は未成工事支出金。
ほとんどの企業に当てはまるのが現預金と長期借入金。
自分の会社の肝になる数字を見つけると、実はそれ以外の数字はほぼ見なくても大丈夫なんです。
見るべき箇所以外は見ない・やらないと決める。
見ようが見まいが大勢に影響のない項目はやらないことです。
そうすることで物事がシンプルになり、指標が明確になり、方向性が一点を示すようになります。