手放す仕事を見定めるためには、自分と組織を棚卸することが大切です。
昨日から網走で開催されている流氷MGに来ています。
本来は参加する予定はなかったのですが、ひょんなきっかけで1年半ぶりに再び訪れることになるところが面白いですね。
人の繋がりと発信をし続けていたことで、思いもしない偶然が起こるようなイメージです。
でも、偶然に見えても実は必然であり、事象の繋がりから起こるべくして起こっていると見てもいいかもしれません。
わたしはあまり運命論的な考え方は信じないのですが、何かしらの行動をすることで運命を引き寄せるような、たまにそんな感覚があります。
牛にひかれて善光寺参りという言葉もありますが、どこか【運命思考】的なことが起こり始めているなと感じる今日この頃です。
そんな先日はとあるセミナーの開催に関係して、事務局的な立ち位置で動いていた時がありました。
自分では全く意識していなかったのですが、講師から「いやー、やっぱり事務局がいると楽だね」という言葉で初めて気が付いたような感覚です。
あ、これが事務局なんだ、と今更ながらに体感した瞬間で、1つ賢くなった感じがします。
日頃からセミナーを主催している側からすると当たり前に行っている手配ややり取りが、実はそのまま仕事になったりする。
そんなような見え方が起こると、ひょっとしたら新しい役割が生まれるかもしれません。
セミナー開催で時間の取られることと言えば、受講生の問い合わせ対応に始まって、セミナー告知、会場探しと予約、昼食会場探し、懇親会手配は必須項目。
意外に手間がかかるのがリマインド送付、出欠確認、入金管理といったところでしょう。
それらの業務は比較的誰でも可能であり、受講人数が増えれば増えるほど処理時間も増える傾向にあります。
ここに時間を取られてしまうと、講師はセミナーの内容に配分する時間が削られてしまって、内容が薄くなってしまうと本末転倒ですよね。
経験豊富な講師の場合は内容の質が下がることはないですが、受講生に合わせたアレンジなどを行って質を高めるための時間を裂けなくなる、という表現が正しいかもしれません。
そんな感じで、実はセミナーを開催するという流れの中で発生する仕事を、細かく棚卸をしていくと見えてくるものがあります。
その棚卸した仕事をカテゴリに分けると、役割が明確になってきたりします。
これは講師がやること、これは事務局に振っていいかも、これはWebサイトに掲載しておこう、これはメールの案内文に入れる、これはなんでやっているかわからなくなったからやめよう、とか。
そうすることで仕事の効率化が進み、スムーズに物事が流れていくことが多いんです。
そんな流れを作ると、実は自分がやらなければならない仕事って意外に少なかったりすることに気付きます。
自分に時間がないと思ってしまった場合は、やっていることの棚卸をすると見えてくることがありますのでお勧めです。
世の中には経費精算の申請がめんどくさいので、他社員に外注していたりするツワモノもいたりしますし、本当に時間が惜しいのならばお金で時間を買うのが一番です。
会社組織の中で言えばお金で買うのではなくて、部下にやってもらう。
その為には、まず自分が何をしているかを改めて把握することがとても大切です。
意外と自分がやっている仕事を把握していないこと、ありますよ。