たかが会議、されど会議で、当たり前のことをバカにしないでちゃんとやることがとても大切です。
毎月のほほんと企業へ出向いては、色んなチーム活動を拝見するのが楽しみになってきました。
のほほんとは言いつつも、振り返りの状況を予測していたり、現場では論理的な思考をフル回転していたり。
若い社員が中心のチームの会議に入っていると、思わず口出しをしたくなってしまうことがちょこちょこと出てきたりするのが面白い役割だなって思っています。
それほど頻度としては多くないですが、色んなチームへ継続的に打ち合わせに入らせてもらっていると、各チームの在り方だったり、リーダーシップの取り方が違うんですよね。
それぞれのチームの良さがあり、リーダーシップの取り方に正解はなく、リーダーの資質によってチームの活かし方が変わってくるのを目の当たりにします。
とはいえ、継続的にチームを見ていくと、最初はうまくいっていたのに徐々にすれ違いが生じてきたり、逆に最初はいまいちだったのに徐々にフィットしていく様子が見て取れるチームもあります。
チームはまさに生き物、リアルタイムに変幻自在に在り方を変えていくんです。
その変化の源はもちろんリーダーが関わっているのは間違いないのですが、他の要因の1つに挙げられるといえば準備の仕方でしょう。
語弊を恐れずにシンプルな言い方をすれば、いまいちなチームは何も用意せずに臨み、サクサクと柔軟な変化をみせるチームは自分なりの考えをしっかり準備してきます。
「そういえば、今日は何か会議の時間があるなー」とふらっと参加していると、前回の会議からの振り返りを聞かれても、その瞬間に初めて「えーっと」と考え始めて沈黙が流れる。
1ヶ月2ヶ月も期間が開いている会議では、思い出すだけでも時間がかかってしまうし、ほとんどの場合は思い出すことができないことが多いのを目の当たりにします。
そんな光景を何回も見てきたので、ある意味慣れたもので「あらあら」と心の中で思いながら、会議の参加のしかたも仕組化をする必要があることを感じる瞬間です。
あるネットでの調べでは、仕事時間の約15％が会議やミーティングの時間に使われていると言われているので、大きな割合を占めているのは確実。
会議好きな会社だともっと多くの時間を使っているのは間違いないので、時間を有効に使うためには避けては通れない問題でしょう。
そんな会議の時間を有効に使うというのはどういうことかというと、何のために会議を行うのかを明確にすること。
そして、短時間に目的を達成するためにはどうするかを検討することでしょう。
会議の目的の多くは未来に対する意思決定を行うことになります。
情報共有や上司の連絡事項が目的になっていたら、そもそもの会議の在り方を見直した方がいいかもしれません。
会社を運営する目的の1つは利益をあげること。
社員の雇用はそれを達成するための手段であり、社員の時間は会社にとってのリソースそのものです。
1分1秒とて無駄にはできないリソースなのは間違いないので、会社の利益をあげるためにどのように使うかは重要な選択となるのは明白ですね。
みんなで顔を突き合わせて、過去のことを「えーっと」と考えている時間は全く利益を生みません。
どのように準備をするか。
社員全員が共通の認識を持って、会議に臨むことがとても大切です。
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