一見物足りなさそうな仕組みでも、終着点を掴んでいれば流れていくようにすべてをカバーできるシンプルさが一番の武器になることもあります。
決めごとはできるだけシンプルに整えるのがよい場合もあったりします。
一見複雑そうで熟練が必要そうな業務でも、要点を絞って淀みなく流れるようシンプルにしてあげれば、思ったよりもスムーズに進行することもあります。
スムーズということはどこかで仕事が滞ることもなく、ミスや手戻りも少なく、場合によってはマニュアル1つで業務を進められたりします。
このマニュアルの作り方も大事で、作った本人がわかるように作ってしまいがち。
ただマニュアルというのは読んだ人がわからなければ意味がないので、作った後に更新を続けていかなければ「ただ置いてあるだけ」のマニュアルになることでしょう。
次にマニュアルを使う人が、自分がマニュアルを読んで困ったところがわかるように更新できる決めごとだと、担当が3人も変われば立派なマニュアルが完成したりするんです。
わたしがインストラクターを行っているMG研修でも、使う帳票に手順や転記元などがみっちり書かれています。
初めて受講する人の助けになるはずなのですが、初めてということは他にも新しい体験や知識がてんこ盛りに湧き出てくる研修。
細部の文字にまで気が付く余裕もなく、なかなかそこまで目が行き届かない受講生も多いという印象かもしれません。
でも、初めての方でもPLとBSが簡単に作成できるマトリックス会計表の完成度はとても高くて、世紀の発明と言っても過言ではないと思っています。
その中の決算プログラムの中で好きなルールが「個数だけ転記する」であり、とてもシンプルに設計されたシステム。
でも、中にはそのシンプルなシステムを複雑にしてしまう可能性もあるのが怖いと、多くの人の決算を見ていて感じるところです。
例えば「特損の個数のみ記入する」という決算プログラム。
ほとんどの場合、特別損失は0個のことが多いですよね。
ということは、自然と特別損失の金額も0とわかってしまいます。
わかってしまうが故に、手が勝手に金額も「0」と書きたくなるのはとても理解できますし、わたしもやりたい派です。
でも、それはわかっている人だからこそできることであり、初めての人にそう教えてしまうのはシンプルからは大きく外れてしまうと思っています。
プログラム用語で言えば、「もし～ならば～をする」といった分岐点を作るということ。
0個の場合は0を入れる、そうでないならば空白のまま残しておく。
とてもシンプルだったプログラムなのに、1つ余計なプログラム（複雑さ）が加わってしまいます。
さらには特別損失の金額を入れる際のプログラムにも、空白の場合は単価と個数をかけて金額を入れる、0がすでに入っている場合は飛ばす、などの余計なプログラムが入ります。
これは非常にもったいないことであり、実務でもやってしまいがちな仕事のやり方でしょう。
物事はシンプルに越したことはなく、シンプルとは究極までに作り上げた造形美であるとも言えます。
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