仕事はもちろんそうなのですが、毎年やり続けていることは同じだったりしますから、ベースとなる年間予定はさくっと決めることが可能です。
そろそろ来年のMG日程を決めないとなぁ、と思う時期になりました。
基本的には年間計画をあらかじめ決めておくことを推奨していますが、わたしは開催する会場の関係もあって半年ごとのスケジュール計画をする仕組みにしています。
会社によっては四半期で計画を立てたり、前もって年間スケジュールを作ってしまっていたりするパターンが見受けられますね。
ただほとんどの会社はあらかじめ一年分の予定をスケジュール化をすることはないかもしれません。
2.3ヶ月前くらいになったら、「そういえばそろそろ決めないとなぁ」と意思決定を迫られたり、うっかり忘れてしまったこともあるのではないでしょうか。
時期が来たら人選含めて色々と考えなければならないとなると、まぁまぁ非効率というか、利益を生まないところに負荷がかかってしまうのでもったいないんですよね。
会社が行う行事などは、基本的には毎年同じことを繰り返し行います。
年間スケジュールとなると、4月スタートなら入社式から始まって、歓迎会もあるでしょうし、月例会議もある、定期勉強会もある、誕生日イベント、レクリエーション、社員旅行、点検日などなど。
大抵のことは週一回、月一回、年一回など、回数はまちまちかもしれませんが定期的に行うのではないでしょうか。
でしたら、何も考えずに自動的に一年の予定を組み込んでしまう仕組みを作ってしまえば、あれこれ悩むこともなく物事が決まっていったりするんですよね。
これって意外に簡単なことで、一年のうちで実施したことをそっくりそのまま次のカレンダーに入れてしまえばプロトタイプが完成です。
あとはやらないことを削除したり、新しく実施することを付け加えるだけ。
ポイントは繰り返し行うことは細かい日付調整を含めて、可能な限り手をつけないことですね。
心情としては、一番ベストな日程でやりたいとか、担当者を厳選したいとか思うかもしれません。
その気付きはとても大切ですが、何気にこういうことってあれこれ検討しても結果的にはあまり変わらないですし、余計な時間もかかります。
仕組化をしてしまえば文句も出ないし、仮に文句があって仕組みを変えたいとなったら、文句を言う人に関係各所へ連絡してもらえばいいだけです。
組織を運営する上で雑務の時間は必要ではあるものの、利益を生まないけどまぁまぁ時間がかかってしまう時間。
できるだけシンプルな仕組みにしてあげて、現場は仕事に集中できる環境を整えてあげることはとても大切だったりします。
ただまぁ、このシンプルな仕組みっていうのは何気に楽しくないと感じる人もいるでしょう。
面白くないというデメリットを上回るくらい、めんどくささを消してあげることがポイントになるかもしれませんね。
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