現場に任せることは大切ですが、任せてもどうにも動きがない場合はやって見せることも1つの教育であり、任せっきりにすることはただの放任になり兼ねません。
このところ色んな都市の役所へ行って、証明書を出力してもらうことが多かったのですが、各役所で取り組みが全然違うなぁなんて感じるのが面白かったですね。
あまりいい言葉では使われないですが、お役所仕事なんて言葉があるくらい、凝り固まった仕事ぶりが評判なイメージが役所にはついていると思います。
それはまだ払拭されるまでにはいかないのですが、一部の役所は見違えるくらいに仕組みや対応が良くなっていると感じる役所があったんですよね。
そこは東京都の都税事務所なのですが、役所のイメージを払拭してしまうくらいにスムーズで、珍しくストレスを感じることなく用事を済ませることができた役所でした。
わたしの性格上、非効率を感じた上で待たされることが苦手なので、あまり役所には近寄りたくないのが本音です。
それでも都税事務所は少しイレギュラーなことが起こっても柔軟に対応してくれて、他の役所と比較して雲泥の差を感じるくらい統制の取れた組織でしたから、役所の印象が少し変わったという感じです。
基本的に行政機関は各市区町村が独自運営しているはずで、申請を出すにしても申請書のフォーマットは役所ごとに異なりますし、処理の仕方も役所ごとに違うものです。
例えば固定資産税の納税証明書を申請する際にも、申請書に住所・氏名と欲しい証明書を記載すればOKな役所もあれば、加えて電話番号や所有者みたいな追加情報を書かなければならない役所もあります。
極めつけは普段滅多に使わない「地番」なんていう情報を求めてくる役所もあり、知らないで来た人は地番を調べに戻らないといけないような仕組みの役所もありましたね。
そんな感じで申請書を提出したけれども、「該当するデータが見つからないので、書かれた内容は合ってますか？」なんて確認してくる役所もあり、納税証明書が欲しいのに納税の証拠を求められることになったり(笑)。
別の役所では「ここでは発行していません」と言われて隣の市の役所へと誘導されたけれども、最終的には最初の役所で発行することが判明して舞い戻ったり。
結局それらは係員のミスであることが判明して、役所で起こる色んなイベントには事欠かなかった感じです。
こんな感じにあちらこちらの役所で仕事のスムーズさがこんなにも違う様を体験しまうと、仕事のやり方や仕組みを現場に丸投げしている体質なんだなぁ、なんていう思いが湧きあがってきました。
TOCなどを学んでいるとモヤっとすることもあるでしょうし、上手くいっている自治体の仕組みを真似すればいいのになぁ、なんて思うのは職業病ではなくて当然の心理なのかもしれません。
企業で考えてみると各事業部が好き勝手に仕事をしていて、溜まっているデータを使いまわしもせずに各事業部で加工しちゃって、なんだか手間がかかるけど仕事はできてるみたいな雰囲気なのでしょう。
営業も製造も企画も設計も、自分たちの都合で働くものですから、いざ集まって話をしてみたら相手のやっていることがわからなかったり、使っているデータは同じはずなのに基準が違うので正しいか判断できなかったり。
そんなことになっているとお互いの連携も取りづらいし、そこに自分達こそが正しいという思い込みがあったものならば、もう協力どころの話ではなくて会議にならない会議の様相を呈するものです。
冒頭の自治体の場合は組織のトップである国にその権力がないため、ある程度は仕方ないという見かたもありますが、企業の場合は明確に意思決定ができる環境にあります。
自分たちの組織がどんな道具を使い、改善と改良を続けてサービスと労働環境の向上をしていくか。
それらは現場に丸投げではなくて、組織の統一見解として構築していくことがとても大切です。
〈募集中のMG/TOC〉
■3月16-17日（土日）
おいでやすMG in東陽町
■3月27-28日（水木）
千里堂CFMG in網走
■5月1-2日（水木）
ジーラボMG in東陽町
■5月3-4日（金土）
R☆MG in神田 feat.千葉均
■5月5日（日）
MT日程管理 in神田 feat.千葉均
■5月25-26日（土日）
ジーラボMG in神田
■7月6-7日（土日）
子ねずみMG in沖縄那覇
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